Con la aparición del COVID-19 y el auge del teletrabajo, nos hemos visto sumergidos en nuevos hábitos que se han fomentado tanto desde los equipos de trabajo, como desde las empresas. Nos hemos visto arrasados y embestidos por la necesidad de adaptarse a las nuevas circunstancias que vivimos.
Esto mismo ha pasado con las nuevas formas y hábitos para la comunicación interna de las empresas.
Estamos acostumbrados a asistir a reuniones, en nuestro día a día, en las que la razón principal de su convocatoria pasa a ocupar un segundo plano. Esto no sólo pasa por la facilidad con la que se convocan, sino también por la duración y falta de guion de las mismas. Además, debemos analizar el mensaje que se va a emitir para decidir y cuál va a ser el canal idóneo para éste.
La comunicación interna, no sólo es clave en las organizaciones, sino que, además, ayuda en el correcto flujo de información y funcionamiento de las mismas.
¿Cuántos hemos asistido a reuniones en las que no hemos sacado nada en claro?
Para ser eficientes y conseguir que la información que se quiere transmitir se transmita a los receptores de una manera productiva, debemos seguir una serie de pautas que nos ayudarán en nuestra comunicación interna diaria.
1.- Convoca al personal con antelación suficiente y exponiendo la razón de la reunión. Esto sirve para preparar al personal y ponerle en antecedentes de lo que se tratará en la reunión. Evitaremos así desviaciones sobre el tema principal.
2.- Asegurarse de que, en caso de que haya personal que se conecte vía online, no tengan problemas de conexión y cumplamos con la puntualidad y timing de la reunión. La puntualidad es un síntoma clave para la organización y planificación efectiva.
3.- Ceñirse al guion establecido y al tema principal de la reunión. Cuando somos rigurosos en este tema, acostumbramos a las personas a que cada tema se trata cuando se tiene que tratar. En caso de seguir este consejo, veremos como las reuniones son precisas y cortas.
4.- Definir la duración de las reuniones evitando prolongarse más de 30-40 minutos. Si queremos equipos productivos, la información hay que transmitirla de manera concisa y sin eternizar el proceso. Es sabido que, las reuniones que exceden este periodo de tiempo, se convierten en ineficaces y mucho menos productivas porque las personas tenemos una capacidad de atención determinada.
5.- Concretar, en el final de las reuniones, las conclusiones derivadas de las mismas. Ya sea de manera oral o por medio de un correo resumen para que la información se quede de manera permanente para su posterior consulta.
En definitiva, lo que debemos conseguir es que nuestra política de comunicación defina el proceso y forma de la transmisión de información que queremos realizar. Debemos canalizar de la manera más eficiente, los medios y formas que vamos a utilizar en nuestra organización para lograr unas reuniones realmente eficaces y productivas.
Y en tu empresa ¿Sigues estas pautas o crees que las reuniones en tu organización tienen margen de mejora?
